Değer kaybı dosyası dört aşamada takip edilir: evrakın eksiksiz toplanması, sigorta şirketine yazılı başvuru, başvurunun cevabının ve sürelerin izlenmesi ve tahsilatın kaydedilip paylaştırılması. Her aşamanın bir sonraki adımı ve bir tarihi vardır; dosyanın kaybedilmesi çoğu zaman hukuki bir hatadan değil, bu tarihlerden birinin gözden kaçmasından kaynaklanır. Bu yazıda bir değer kaybı dosyasını açılıştan kapanışa nasıl izleyebileceğinizi süreç odaklı olarak anlatıyoruz.
Bu tür dosyaları yönetecek bir program seçiyorsanız Avukatlar İçin Dosya Takip Programı Seçimi yazımızda kontrol listesini ayrıca ele aldık.
1. Dosyayı açın ve evrakı toplayın
Dosya açıldığı gün iki şey kayda geçmelidir: kaza tarihi ve dosyanın kimde olduğu. Kaza tarihi, ileride bütün süre hesaplarının başlangıç noktalarından biridir; dosya sorumlusu da evrak eksiğinin kime sorulacağını belirler.
Değer kaybı dosyalarında genellikle şu bilgi ve belgeler toplanır:
- Kaza tespit tutanağı ya da ilgili resmî tutanak
- Araç ruhsatı ve sürücü belgesi bilgileri
- Karşı tarafın plakası, sigorta şirketi ve poliçe bilgisi
- Hasar fotoğrafları ve eksper raporu
- Onarım bilgisi ve faturası
- Vekâletname ve ödemenin yapılacağı hesap bilgisi
Hangi belgelerin isteneceği zorunlu mali sorumluluk sigortası genel şartlarıyla belirlenir; bu yüzden sigorta şirketinin güncel listesine göre bir eksik evrak listesi tutun. Her belgenin geldiği tarihi yazın. "Evrak bekleniyor" aşamasında haftalarca kalan dosya, en sık unutulan dosyadır.
2. Değer kaybını belgeleyin
Değer kaybı, aracın kazadan önceki ve sonraki piyasa değeri arasındaki farktır ve talep genellikle bu farkı ortaya koyan bir raporla desteklenir. Bu aşamada:
- Raporun kim tarafından, hangi tarihte hazırlandığını dosyaya ekleyin.
- Rapordaki talep tutarını ayrı bir alana yazın. Sonradan gelen ödeme teklifini bununla karşılaştıracaksınız.
- Aynı kazada başka talepler de varsa (ör. araç mahrumiyeti) bunları ayrı kalemler olarak tutun.
3. Sigorta şirketine yazılı başvuru yapın
Karayolları Trafik Kanunu'nun 97. maddesine göre zarar gören, zorunlu mali sorumluluk sigortasında öngörülen sınırlar içinde dava yoluna gitmeden önce ilgili sigorta kuruluşuna yazılı başvuruda bulunmalıdır.
Takip açısından bu aşamanın en önemli bilgisi başvuru tarihidir:
- Başvurunun yapıldığı tarihi ve yöntemini dosyaya kaydedin.
- Başvurunun sigortaya ulaştığını gösteren belgeyi (alındı, teslim kaydı) dosyaya ekleyin.
- Sigorta şirketinin verdiği hasar dosya numarasını ayrı bir alana yazın; sonraki bütün yazışmalarda bu numara sorulur.
4. Cevabı ve süreleri izleyin
Başvurudan sonra dosya "sigortanın cevabı bekleniyor" aşamasına geçer. Burada kanunda yazılı iki süre takibin omurgasını oluşturur:
- Cevap süresi: KTK m. 97'ye göre sigorta kuruluşunun başvuru tarihinden itibaren en geç 15 gün içinde başvuruyu yazılı olarak cevaplamaması ya da verilen cevabın talebi karşılamadığına ilişkin uyuşmazlık olması hâlinde, zarar gören dava açabilir veya 5684 sayılı Kanun çerçevesinde tahkime başvurabilir. Başvuru tarihine bu süreyi ekleyip bir hatırlatma kurun.
- Ödeme süresi: KTK m. 99'a göre sigortacılar, hak sahibinin genel şartlarla belirlenen belgeleri sigortacının merkez veya kuruluşlarından birine ilettiği tarihten itibaren sekiz iş günü içinde, sigorta sınırları içinde kalan miktarları hak sahibine ödemek zorundadır. Evrakın tamamlandığı tarih bu yüzden ayrıca kayda geçmelidir.
Sigortadan cevap geldiğinde cevabın tarihini ve içeriğini (kabul, kısmi teklif, ret, ek evrak talebi) dosyaya yazın. Ek evrak istendiyse dosya yeniden evrak aşamasına döner; bu dönüşün de tarihli kaydı olmalıdır.
5. Zamanaşımını dosyanın üzerinde tutun
Sürece ne kadar zaman ayrılabileceğini zamanaşımı belirler. KTK m. 109'a göre motorlu araç kazalarından doğan maddi zararların tazminine ilişkin talepler, zarar görenin zararı ve tazminat yükümlüsünü öğrendiği tarihten başlayarak iki yıl ve her hâlde kaza gününden başlayarak on yıl içinde zamanaşımına uğrar. Dava cezayı gerektiren bir fiilden doğuyor ve ceza kanunu daha uzun bir süre öngörüyorsa o süre maddi tazminat talepleri için de geçerlidir.
Takip için pratik öneriler:
- Zamanaşımı hesabına esas tarihleri (kaza tarihi, öğrenme tarihi) dosyada açıkça tutun.
- Zamanaşımına yaklaşan dosyaları ayrı bir listede görün; bu listeyi haftalık gözden geçirin.
- Sürenin hesabında tereddüt olan dosyayı sorumlu avukatın değerlendirmesine işaretleyin; tahmine bırakmayın.
6. Uyuşmazlık, tahsilat ve kapanış
Sigortanın cevabı talebi karşılamıyorsa dosya dava ya da tahkim aşamasına geçer. Bu aşamada da aynı düzen sürer: aşama değişikliğinin tarihi, sıradaki işlem ve hatırlatma tarihi dosyanın üzerinde durur. Ödeme yapılmasına rağmen tahsil edilemeyen bir alacak varsa dosya icra aşamasına alınır.
Ödeme geldiğinde:
- Tahsilatı tarihi, tutarı ve ödeme şekliyle kaydedin; talep edilen tutarla karşılaştırın.
- Dosya masraflarını (rapor, harç, posta vb.) ayrı kaydedin.
- Avukat, büro ve dosyayı getiren kişinin payını tahsilat girildiği anda hesaplayın.
- Müvekkile ödemenin geldiğini bildirin, makbuzu dosyaya ekleyin.
- Bütün kalemler kapandıktan sonra dosyayı kapatın; kapanış nedenini (tam ödeme, sulh, ret vb.) yazın.
Sık yapılan hatalar
- Başvuru tarihini kaydetmemek: 15 günlük cevap süresi bu tarihten işler; tarih yoksa takip de yoktur.
- Evrak eksiğini kişisel nota bırakmak: Eksik listesi dosyanın üzerinde değilse, sorumlu değiştiğinde kaybolur.
- Hareketsiz dosyaları fark etmemek: Uzun süre işlem görmeyen dosyalar düzenli olarak listelenmelidir.
- Hakedişi ay sonuna bırakmak: Tahsilat anında hesaplanmayan paylar ay sonunda anlaşmazlık çıkarır.
Sık sorulan sorular
Değer kaybı için doğrudan dava açılabilir mi? KTK m. 97'ye göre zorunlu mali sorumluluk sigortası sınırları içinde dava yoluna gitmeden önce sigorta kuruluşuna yazılı başvuru yapılması gerekir.
Sigorta şirketi ne kadar sürede cevap vermeli? KTK m. 97'ye göre başvuru tarihinden itibaren en geç 15 gün içinde yazılı cevap verilmesi beklenir; verilmezse dava ya da tahkim yolu açılır.
Zamanaşımı hangi tarihten başlar? KTK m. 109'a göre zararın ve tazminat yükümlüsünün öğrenildiği tarihten iki yıl, her hâlde kaza gününden on yıl. Dosyaya özgü değerlendirme sorumlu avukata aittir.
Dosya Takip ile
Dosya Takip, maddi hasar dosyalarını kendine özel alanlarla ayrı ekranda tutar; tutanak, poliçe ve raporlar dosyaya eklenir, dosyalar plaka, T.C. kimlik, dosya numarası ya da duruma göre aranır. Eksperden tahsilata, icradan kapanışa her aşama kanban hatlarında görünür ve durum geçmişi saklanır; her dosyaya özel hatırlatma kurulur, vakti gelenler ve zamanaşımı yaklaşan dosyalar giriş ekranında listelenir. Tahsilat ve masraf dosya bazında kaydedilir, makbuz PDF alınır; avukat, firma ve dosya sorumlusu hakedişi otomatik hesaplanır. Dosya sorumluları kendi panelinden belge ekleyip durum güncelleyebilir, müvekkile tek tıkla SMS gider. Paketleri fiyatlandırma sayfasında inceleyebilir, demo talep edebilirsiniz.
Dayanak: 2918 sayılı Karayolları Trafik Kanunu m. 97, m. 99, m. 109 (mevzuat.gov.tr).