İyi bir avukat dosya takip programı; her dosyanın hangi aşamada olduğunu, sıradaki işin ne zaman yapılacağını, kimin sorumlu olduğunu ve ne kadar tahsilat beklendiğini tek ekranda göstermelidir. Seçim yaparken önce süre ve hatırlatma takibine, sonra tahsilat ve hakediş hesabına, ardından çoklu kullanıcı yetkisine ve veri güvenliğine bakın. Arayüzün güzel olması bu dört konunun yerini tutmaz.
Bu rehber özellikle değer kaybı, mahrumiyet ve bedeni hasar gibi sigorta kaynaklı dosyalarla çalışan hukuk bürolarını düşünerek hazırlandı; ancak kontrol listesi her hukuk bürosu programı için geçerlidir.
Excel ve ajanda neden bir noktadan sonra yetmez?
Dosya sayısı azken bir tablo ve masa takvimi işinizi görür. Dosyalar arttıkça aynı sorunlar tekrar eder:
- Hatırlatma tarihi tablonun bir sütununda durur, ama kimse o sütuna bakmayı hatırlamaz.
- Aynı dosyayı iki kişi aynı anda düzenler, son hâlin hangisi olduğu belli olmaz.
- Tahsilat geldiğinde avukatın, büronun ve dosyayı getiren kişinin payı elle hesaplanır.
- Bir dosyanın neden aylardır hareketsiz kaldığını ancak müvekkil aradığında fark edersiniz.
Dosya takip programına geçmenin asıl amacı, bu işleri hafızaya ve iyi niyete bırakmamaktır.
Seçim kriterleri: programda mutlaka olması gerekenler
1. Süre, hatırlatma ve zamanaşımı takibi
Bir hukuk bürosunda en pahalı hata kaçırılan süredir. Programda her dosyaya ayrı hatırlatma tarihi verebilmeli, vakti gelen dosyaları giriş ekranında görebilmelisiniz. Sigorta dosyalarında zamanaşımına yaklaşan kayıtların ayrı bir listede toplanması büyük kolaylıktır. Örneğin Karayolları Trafik Kanunu'nun 109. maddesine göre motorlu araç kazalarından doğan maddi zararların tazminine ilişkin talepler, zarar görenin zararı ve tazminat yükümlüsünü öğrendiği tarihten itibaren iki yıl ve her hâlde kaza gününden itibaren on yıl içinde zamanaşımına uğrar; fiil cezayı gerektiriyor ve ceza kanunu daha uzun bir süre öngörüyorsa o süre uygulanır. Programın bu tür süreleri kendiliğinden hatırlatması, dosyayı ayrıca açıp bakma zorunluluğunu ortadan kaldırır.
Bir diğer önemli özellik hareketsiz dosya raporudur: belirli bir gün sayısı boyunca hiçbir işlem görmeyen dosyaların otomatik olarak listelenmesi. Unutulan dosya çoğu zaman kaybedilen dosyadır.
2. Dosya türüne göre ayrı alanlar
Maddi hasar dosyasıyla bedeni hasar dosyasının tarafları, belgeleri ve süreçleri aynı değildir. Tek tip bir formda her şeyi tutmaya çalışmak gereksiz alanlar ve eksik bilgi demektir. İyi bir program; plaka, poliçe, eksper raporu gibi maddi hasar bilgilerini ve hastane raporu, malüliyet, mirasçılar gibi bedeni hasar bilgilerini ayrı ekranlarda tutar. Plaka, T.C. kimlik numarası, dosya numarası veya duruma göre hızlı arama da şarttır.
3. Aşama (durum) takibi ve geçmiş
Dosyanın eksperde mi, tahsilatta mı, icrada mı, arabuluculukta mı olduğu bir bakışta görülmelidir. Durum değiştiğinde kimin, ne zaman değiştirdiği kaydedilmelidir. Bu geçmiş, hem iç denetim hem de müvekkile bilgi verirken işinizi kolaylaştırır.
4. Tahsilat, masraf ve hakediş
Hukuk bürosu programı yalnız dosya listesi değildir; paranın takibi de buradadır. Bakmanız gerekenler:
- Dosya bazında tahsilat ve masraf kaydı, makbuzun PDF olarak alınabilmesi
- Çek alınıyorsa vade takibi
- Avukat, büro ve dosya sorumlusu payının tahsilat girildiği anda otomatik hesaplanması
- Kısmi ve toplu hakediş ödemesi, kalan tutarın takipte kalması
Hakediş elle hesaplandığında hem zaman kaybedilir hem de ay sonunda anlaşmazlık çıkar.
5. Çoklu kullanıcı ve yetki
Sekreter, muhasebe ve avukat aynı verinin farklı kısımlarını görmelidir. Rol grupları ve modül bazında izin tanımlanabilen bir program seçin. Sahada çalışan dosya sorumluları için yalnız kendi dosyalarını gördükleri ayrı bir giriş ekranı, yönetim verisinin gereksiz yere paylaşılmasını önler.
Veri güvenliği: sorumluluk büroda kalır
Müvekkil bilgileri kişisel veridir. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 12. maddesine göre veri sorumlusu, kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini ve bunlara hukuka aykırı erişilmesini önlemek ve muhafazasını sağlamak için gerekli teknik ve idari tedbirleri almak zorundadır. Aynı maddeye göre veriler veri sorumlusu adına başka bir kişi tarafından işleniyorsa, bu tedbirlerin alınmasından onunla birlikte müştereken sorumludur.
Bu yüzden bulut tabanlı bir program seçerken şunları sorun: Bağlantı şifreli mi? Her büronun verisi diğerlerinden ayrı tutuluyor mu? Kullanıcı bazında yetki verilebiliyor mu? İşlem geçmişi kaydediliyor mu?
Sık yapılan hatalar
- Yalnız fiyata bakmak. Kaçırılan tek bir süre, programın yıllık maliyetinden pahalıya gelebilir.
- Eski verileri taşımayı ertelemek. Açık dosyalar yeni sisteme girilmezse ekip iki yeri birden takip eder ve hiçbiri güncel kalmaz.
- Herkese tam yetki vermek. Kolay görünür; ama kimin neyi değiştirdiğini anlamayı zorlaştırır.
- Hatırlatmaları kişisel takvimlerde bırakmak. Hatırlatma dosyanın üzerinde durmalı ki ekipte kim olursa olsun görebilsin.
Sık sorulan sorular
Küçük bir büro için dosya takip programı gerekli mi? Dosya sayısı arttıkça süre ve tahsilat takibini elle yürütmek zorlaşır. Tek avukatlı bürolarda bile hatırlatma ve zamanaşımı listesi tek başına önemli bir güvence sağlar.
Değer kaybı dosyaları için ayrı bir program mı gerekir? Gerekmez; ama programın maddi hasar dosyaları için plaka, sigorta şirketi, poliçe ve eksper bilgisini ayrı alanlarda tutabilmesi gerekir. Aksi hâlde bu bilgiler not alanlarında kaybolur.
Hakediş hesabını programa bırakmak güvenli mi? Oranlar bir kez doğru tanımlandığında her tahsilatta aynı kural uygulanır; elle hesaplamaya göre hata ihtimali azalır. Ödemeler ve kalan tutarlar da kayıt altında kalır.
Dosya Takip ile nasıl çalışılır?
Dosya Takip, sigorta ve hukuk ofisleri için geliştirilmiş bir dosya takip programıdır. Maddi ve bedeni hasar dosyalarını ayrı ekranlarda tutar; hatırlatmaları, zamanaşımı yaklaşan dosyaları ve uzun süredir hareketsiz kalan dosyaları giriş ekranında gösterir. Tahsilat ve masraf kaydı, çek vade takibi, avukat/firma/sorumlu için otomatik hakediş, icra takibi, PDF raporlar ve SMS bildirim aynı panelde yer alır. Paketleri fiyatlandırma sayfasında inceleyebilir, sisteminizi denemek için demo talep edebilirsiniz.
Dayanak: 2918 sayılı Karayolları Trafik Kanunu m. 109; 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m. 12 (mevzuat.gov.tr).